La décision de déménager une entreprise conduit toujours à de grands changements, aussi bien dans la vie des employés, que dans le fonctionnement général de celle-ci. Faire en sorte que cette opération se déroule sans soucis peut cependant limiter les dégâts, et par la même occasion, améliorer les conditions de travail. Que l’entreprise soit une grande firme ou une PME, il n’est pas facile de savoir comment s’y prendre sans devoir face aux mauvaises surprises. Ces quelques lignes vous aideront à comprendre le déroulement de cette étape cruciale de votre vie professionnelle.
Les préparations préalables
Ce sont ces préparations qui vont guider et générer l’ambiance générale vis-à-vis du déménagement. En effet, cette décision peut engendrer des mécontentements auprès des collaborateurs. Savoir les informer, le plus tôt possible, des divers avantages du futur lieu de travail et de réaliser une visite organisée peut les aider à accepter le changement jusqu’au jour J.
Programmer un simple déménagement est déjà difficile à gérer, mais celui de toute une entreprise demande des efforts encore plus colossaux. Chaque détail est à prendre en considération, car un simple oubli peut mener à des pertes difficilement récupérables. Prévoir une check-list, accessible par internet, à personnaliser selon les besoins doit ainsi figurer parmi les étapes prioritaires.
Trouver les déménageurs professionnels adéquats aux équipements à transporter et au budget disponible doit aussi se faire rapidement. Et selon le nouveau siège, la date du déménagement, ainsi que l’itinéraire seront à fixer en tenant compte d’éventuels évènements ou blocage du trafic dans le périmètre concerné.
La gestion du jour de déménagement
Une fois que le jour J est arrivé, aucun pépin n’est plus accepté, sous peine de causer trop de dégâts. Le programme du jour J doit ainsi être informé à tous les acteurs concernés quand vient le moment de déménager des bureaux d’entreprise.
Pour éviter les mauvaises surprises durant cette journée, il est indispensable de créer des équipes dont les rôles seront fixés quelques jours avant. Cela permet à chacun d’effectuer des préparations psychologiques et physiques suivant le rôle qui lui sera attribué.
Un ou plusieurs responsables devront aussi s’occuper de la gestion logistique des divers équipements à transporter. Cette opération englobe les actions relatives aux inventaires jusqu’à l’étiquetage des cartons qui contiendra chaque matériel. La perte d’un seul de ces derniers n’est, en aucun cas, acceptable. Tenir les déménageurs professionnels informés des précautions à prendre vis-à-vis des matériaux fragiles figure aussi parmi les devoirs de ces responsables.
Les préparations liées aux nouveaux locaux
Changer de local engendre une modification d’adresse. Tous les documents administratifs doivent ainsi faire l’objet d’une mise à jour, dès que l’entreprise reprend ses fonctions dans son nouveau siège. Et tous les partenaires doivent également en être informés par courriel. Si la firme possède un site internet, les informations qui s’y trouvent seront aussi à modifier aussitôt que possible.
L’aménagement des locaux demande aussi une étude afin de rendre le lieu de travail plus attrayant et plus productif. Prendre l’avis des collaborateurs sur l’idée de décoration et de l’ameublement est ainsi conseiller afin que chaque employé s’y trouve à son aise et soit amené à travailler dans une bonne ambiance.
